La interoperabilidad se traduce en un considerable ahorro de tiempo y de recurso humano destinado a cumplir tareas que pueden ser suplidas por herramientas tecnológicas.
La pandemia evidenció la necesidad de acelerar el proceso de transformación digital de la justicia. Esa batalla ya la venía dando la Rama Judicial y las entidades administrativas con funciones jurisdiccionales. No obstante, el confinamiento mostró que las iniciativas cubrían necesidades particulares de las entidades, con lo cual carecían de unidad institucional construida a partir de estándares y lineamientos comunes.[1] El mejor ejemplo de ello es la interoperabilidad. El Programa de Transformación Digital de la Justicia en Colombia, financiado por un crédito externo con el Banco Interamericano de Desarrollo por un monto USD 100 millones, para su primera fase, apuesta por incrementar la efectividad, la eficiencia y la transparencia del sistema de justicia. Su ejecución está a cargo del Consejo Superior de la Judicatura y el Ministerio de justicia y del Derecho, este último encargado de la coordinación para la implementación del expediente electrónico en las entidades con funciones jurisdiccionales.[2]
Empecemos por explicar por qué en este proyecto de transformación digital están incluidas las entidades con funciones jurisdiccionales, con el fin de comprender para qué sirve la interoperabilidad, por qué es importante que exista y por qué deben interoperar la Rama Judicial y las entidades administrativas con funciones jurisdiccionales. Cuando pensamos en administración de justicia, nuestra atención suele concentrarse en la Rama Judicial. No obstante, el artículo 116 de la Constitución Política de 1991 dispuso que excepcionalmente la ley podría atribuir facultades jurisdiccionales a ciertas entidades administrativas. Regulación similar encontramos en el artículo 2 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia. Considerando lo anterior, las entidades del orden nacional que están priorizadas para el proyecto de transformación digital son: Superintendencia de Salud, Financiera, de Sociedades, de Industria y Comercio, Dirección Nacional de Derechos de Autor, Dirección General Marítima -DIMAR- e Instituto Colombiano Agropecuario-ICA-.
Estas entidades con funciones jurisdiccionales prestan un importante apoyo a la Rama Judicial en la resolución efectiva y definitiva de controversias.[3] Por ejemplo, con cifras pre pandemia la Superintendencia Financiera de Colombia entre el año 2014 al 2018 duplicó el número de procesos que conocía, pasando de recibir 1548 a 3181 (105.5% más).[4] La segunda instancia de las decisiones adoptadas por las superintendencias la conoce el tribunal superior de distrito judicial de la sede principal de la entidad (Tribunal Superior de Bogotá), así como los conflictos de competencia y jurisdicción. En esos dos escenarios entra en juego la interoperabilidad. Ese conceptó está relacionado con el intercambio de información entre entidades, autoridades y organizaciones. La interoperabilidad es importante para el contraste de datos con fines de consulta de personas, recolección o intercambio de pruebas o para ejecutar en tiempo real medidas cautelares, para trasladar expedientes entre instancias o jurisdicciones, entre otros. [5]
A la fecha, ese intercambio de información entre la Rama Judicial y las entidades administrativas con funciones jurisdiccionales tiene varias debilidades. La Rama Judicial establece los lineamientos sobre expedientes con apoyo en el Código General del Proceso y las entidades con funciones jurisdiccionales los construyen tomando como referente los estándares del Archivo General de la Nación. Cuando alguna de esas entidades debe enviar un expediente al superior funcional, por cuenta de una apelación o por un asunto de competencia, en muchos casos los expedientes no son recibidos. De esa manera, la entidad del caso debe elaborar manualmente un índice en el formato manejado por la Rama Judicial, además de organizar el expediente con una foliatura que coincida con la estructura del expediente que maneja el tribunal.
El hecho de que el expediente no pueda ser recibido o su trámite se suspenda hasta tanto la entidad interesada adecue el expediente a los requerimientos hechos por la Rama Judicial, implica un desgaste institucional, así como un retraso injustificado en la función de administrar justicia que afecta directamente al ciudadano y, al mismo tiempo, a la entidad, en cuanto a su desempeño.
Lo que ocurre con la interoperabilidad es apenas uno de los tantos desafíos que hay que abordar en el proceso de transformación digital. El programa no está diseñado para desconocer los avances en la modernización de la justicia que las entidades con funciones jurisdiccionales han logrado o la misma Rama Judicial ha conseguido. En el caso de la interoperabilidad, de lo que se trata es de construir puentes mediante estándares comunes que no supongan una imposición o una renuncia a lo hecho, pues ha significado inversiones significativas para muchas entidades. Se trata entonces de lograr que el intercambio de información sea hecho entre sistemas y no entre personas, esto es, que no sea necesario subir la información a cierto lugar en la nube, que el intercambio esté hecho sin importar el volumen de la información o de si se trata de datos no estructurados (videos, grabaciones), que no suponga reconstruir manualmente un expediente para adecuarlo a cierta tipología de archivos, estructura u organización del expediente.
Eso que parece insignificante se traduce en un considerable ahorro de tiempo y de recurso humano destinado a cumplir tareas que pueden ser suplidas por herramientas tecnológicas. A partir de ese tipo de soluciones se apuesta por mejorar la capacidad de la gestión judicial de nuestro sistema, caracterizado por una alta congestión judicial, un reducido número de jueces y por un modelo de justicia que es por tradición escritural, presencial y apegado al papel como su mejor respaldo.La administración de justicia, dada su naturaleza, debe gozar de altos índices de digitalización, en tanto la información es la primordial herramienta para tomar decisiones. La pregunta es si la transformación digital de la justicia afectará positivamente el desempeño de algunos funcionarios que no apuestan del todo por sus ventajas.
Nota. Imagen tomada de depositphotos
[1] CONPES 4024 de 2021. “Concepto favorable a la Nación para contratar una operación de crédito público externo con la “banca multilateral hasta por USD 100 millones, o su equivalente en otras monedas, destinados a financiar el Programa para la Transformación Digital de la Justicia en Colombia- fase I.”
[2] Ibid.
[3] Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (2019b). Guía de TI para la implementación de trámites jurisdiccionales. Bogotá: MinTIC, p. 6
[4] Ibid, p. 12
[5] Ibid, p.14